Microsoft Excel Full Details Explaination In Hindi
What is MS Excel क्या है?
What is MS Excel क्या है? – MS Excel जिसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल भी कहा जाता है, यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का एक भाग है जिसे माइक्रोसॉफ्ट कारपोरेशन द्वारा डेवेलोप किया गया है, जिसके द्वारा हम विभिन्न प्रकार के गणितीय एवं फंक्शन लगाकर गणिती एवं तार्किक डेटाबेस तैयार कर सकते हैं.
Microsoft Excel विभिन्न रो और कॉलम से मिलकर बनता है जिसे हम सेल कहते हैं Microsoft Excel मैं हम सेल में ही डाटा इंटर करते हैं.
दूसरे शब्दों में हम कह सकते हैं के Ms Excel 2007 / 2010 एमएस एक्सल माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक स्मार्ट एप्लीकेशन है जिसके द्वारा हम कम समय में अधिक से अधिक कार्य कर सकते हैं, यह बहुत तेजी से गणितीय कार्य करता है जैसे जोड़ना, गुणा भाग, माइनस एवं विभिन्न प्रकार के तार्किक कार्य करके हमें परिणाम कुछ सेकंडो में ही देता है.
एम एस एक्सेल का क्या उपयोग है?
एम एस एक्सेल का उपयोग इस प्रकार है –
1. Database तैयार करना.
2. Accounting कार्य हेतु.
3. गणितीय कार्य.
4. तार्किक कार्य.
5. Data Management.
6. Chart Creation.
7. Filter & Shorting Databse.
8. Report तैयार करने के लिए.
9. Budget तैयार करने के लिए.
10. Data formatting.
11. Data Entry.
एम एस एक्सेल में सेल क्या है? |
एम एस एक्सेल में सेल क्या है? – सेल (Cell) Microsoft Excel MS Excel मैं बहुत सारी रो और कॉलम दिए होते हैं जब यह रो और कॉलम आपस में मिलते हैं तब यह सेल कहलाते हैं. हर एक सेल का सेल एड्रेस होता है जिसके द्वारा उससे सेेेल पहचाना जाता है, यह आयताकार बॉक्स की तरह होता है जब रो और कॉलम आपस में मिलते हैं तो इनके कॉन्बिनेशन को हम सेल कहते हैं.
स्प्रेडशीट से क्या तात्पर्य है?
स्प्रेडशीट से क्या तात्पर्य है? – स्प्रेडशीट को ही वर्कशीट कहा जाता है यह ms-excel का प्राथमिक डॉक्यूमेंट है, जिसमें हम डाटा के साथ कार्य करते हैं तथा इसे संग्रहित करते हैं स्प्रेडशीट मुख्यता वर्कशीट का ग्रुप होता है. यह इलेक्ट्रॉनिक लाइन होता है वर्कशीट सेल से बनता है, जो Row और Column में मिलकर बना होता है वर्कशीट हमेशा वर्क बुक में सेव किया जाता है.
प्रत्येक worksheet में Rows – 1048576 तथा 65536 – columns होते है.
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का प्रयोग कैसे करें?
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का प्रयोग कर सकते है:-
1-Goto start menu / button and
click all programs.
2-Then choose ms office package.
3-Click ms excel 2007
मर्ज सेल क्या है?
मर्ज सेल क्या है? – इस ऑप्शन का उपयोग एक या एक से अधिक से लोगों को आपस में मिलाने के लिए किया जाता है, जिसे हम मर्ज कहते हैं इसके लिए हमें सर्वप्रथम उन सभी जनों को सेलेक्ट कर ले जिन्हें मर्ज करना है सभी को एक साथ सेलेक्ट करने के बाद इस ऑप्शन पर क्लिक करने पर सभी सेल मर्ज हो जायेंगे.
रेंज क्या है उदाहरण दीजिए?
रेंज क्या है – जब हम एक या एक से अधिक Row और Column को सेलेक्ट करते है, तब रेंज तैयार होता है.
एक्सेल में सीट कितनी होती है?
एक्सेल में सीट कितनी होती है? – Excel में पहले से 3 सीट होते है, और हम 256 से अधिक शीट ला सकते है.
📁 File Tab में उपलब्ध सारे ऑप्शन्स:
MS Excel Tutorial (Hindi) – File Tab
File Tab (Backstage View)
File टैब Excel का सबसे पहला टैब होता है जिसे हम Backstage
View भी कहते हैं। जब आप इस पर क्लिक करते हैं तो Excel का मुख्य इंटरफेस छुप जाता
है और एक नया स्क्रीन खुलता है जहाँ आप फाइल से संबंधित सारे कार्य कर सकते हैं – जैसे
नई फाइल बनाना, सेव करना, प्रिंट करना आदि।
Info (जानकारी)
Protect Workbook – फाइल को पासवर्ड से सुरक्षित करें या एडिट से
बचाएँ।
Inspect Workbook – फाइल में छुपी जानकारी (जैसे author name) को
हटाने का विकल्प।
Manage Workbook – ऑटो‑रिकवरी की गई फाइल्स को देखें और वापस लाएँ।
New (नई फाइल)
नई वर्कबुक बनाने के लिए Blank Workbook या विभिन्न टेम्प्लेट्स
चुनें।
Open (खोलें)
Recent Workbooks, OneDrive, This PC और Browse विकल्प द्वारा पुरानी
फाइल खोलें।
Version History (संस्करण इतिहास)
पुरानी सेविंग्स को देखें और आवश्यकता अनुसार रिस्टोर करें।
Save (सहेजें)
मौजूदा वर्कबुक को मौजूदा नाम व लोकेशन में सेव करता है।
Save As (इस रूप में सहेजें)
फाइल को नए नाम, फॉर्मेट (.xlsx, .xls, .pdf, .csv) या नई लोकेशन
में सेव करें।
Print (प्रिंट करें)
Printer चयन, Pages, Orientation, Margins, Scaling, Number of
Copies आदि सेट करें।
Share (साझा करें)
ईमेल, OneDrive या लिंक द्वारा फाइल साझा करें।
Export (निर्यात करें)
Create PDF/XPS Document या Change File Type द्वारा अन्य फॉर्मेट
में बदलें।
Publish (प्रकाशित करें)
Excel Online या Power BI पर प्रकाशित करें।
Close (बंद करें)
वर्तमान वर्कबुक बंद करता है (Excel ऐप खुला रहता है)।
Account (खाता)
Microsoft Account विवरण, थीम्स, प्रोडक्ट जानकारी देखें/बदलें।
Options (विकल्प)
General, Formulas, Proofing, Save, Language, Customize Ribbon, Add‑Ins आदि Excel सेटिंग्स बदलें।
🟩 Home Tab (मुख्य
टैब)
Home टैब Excel का सबसे
महत्वपूर्ण और सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाला टैब है। इसमें डाटा को टाइप करने,
फॉर्मेट
करने, एडिट करने और व्यवस्थित करने के लिए सारे बेसिक टूल्स होते हैं। इस
टैब को 7 मुख्य ग्रुप में बाँटा गया है:
🔹 1. Clipboard (क्लिपबोर्ड)
यह ग्रुप कॉपी-पेस्ट जैसे बेसिक कार्यों के लिए होता है:
- Cut
(कट) – चयनित सेल्स को हटाकर किसी और जगह
पर ले जाने के लिए।
- Copy
(कॉपी) – चयनित कंटेंट की कॉपी बनाता है।
- Paste
(पेस्ट) – कॉपी या कट किए गए कंटेंट को
चिपकाने के लिए।
- Format
Painter – एक सेल की फॉर्मेटिंग (जैसे फॉन्ट,
रंग, बॉर्डर) को दूसरी जगह लागू करने का टूल।
🔹 2. Font (फॉन्ट)
यह ग्रुप टेक्स्ट और नंबर की दिखावट को बदलने के लिए होता है:
- Font
Style – टेक्स्ट का फॉन्ट बदलें (जैसे Arial, Calibri)।
- Font
Size – फॉन्ट का आकार चुनें (जैसे 10, 12, 18 आदि)।
- Bold
(गाढ़ा) – टेक्स्ट को मोटा करें।
- Italic
(तिरछा) – टेक्स्ट
को तिरछा बनाएं।
- Underline
(रेखांकित) – टेक्स्ट के नीचे रेखा डालें।
- Borders
(सीमारेखा) – सेल्स के चारों ओर लाइन/बॉक्स
डालें।
- Fill
Color (भराई रंग) – सेल्स
की बैकग्राउंड कलर बदलें।
- Font
Color – टेक्स्ट का रंग बदलें।
🔹 3. Alignment (पंक्तिबद्धता)
यह ग्रुप कंटेंट को सेल के अंदर सही जगह पर रखने के लिए होता है:
- Left/Center/Right
Align – टेक्स्ट को बाएँ, बीच या दाएँ रखें।
- Top/Middle/Bottom
Align – टेक्स्ट को ऊपरी, मध्य या निचले भाग में रखें।
- Orientation
– टेक्स्ट का दिशा/कोण बदलें (जैसे आड़ा करना)।
- Wrap
Text – लंबा टेक्स्ट सेल के अंदर ही कई लाइन में दिखाएं।
- Merge
& Center – एक से ज़्यादा सेल्स को जोड़कर उसमें
टेक्स्ट को सेंटर करें।
🔹 4. Number (नंबर)
यह ग्रुप संख्याओं को उपयुक्त फॉर्मेट में दिखाने के लिए होता है:
- Number
Format – General, Number, Currency (₹), Accounting, Date, Time,
Percentage आदि फ़ॉर्मेट चुनें।
- Increase
Decimal – दशमलव अंकों की संख्या बढ़ाएँ।
- Decrease
Decimal – दशमलव अंकों की संख्या घटाएँ।
🔹 5. Styles (शैली)
यह ग्रुप सेल्स को जल्दी स्टाइल देने और टेबल फॉर्मेट करने के लिए
होता है:
- Conditional
Formatting – किसी कंडीशन के आधार पर सेल का रंग/स्टाइल
अपने आप बदलता है (जैसे 100 से ऊपर वाले सेल हरे हों)।
- Format
as Table – चुने गए डेटा को टेबल जैसे दिखने वाले
स्टाइल में बदलता है।
- Cell
Styles – रेडीमेड स्टाइल्स जैसे Heading,
Total, Bad, Good आदि अप्लाई करें।
🔹 6. Cells (सेल्स)
यह ग्रुप सेल्स और शीट्स के साथ कार्य करने के लिए होता है:
- Insert
– नई सेल, रो, कॉलम
या वर्कशीट जोड़ें।
- Delete
– सेल, रो, कॉलम
या वर्कशीट हटाएँ।
- Format
– सेल की ऊँचाई/चौड़ाई बदलें, सेल्स
को लॉक/अनलॉक करें, शीट का नाम बदलें, हाइड/अनहाइड
करें आदि।
🔹 7. Editing (संपादन)
यह ग्रुप डेटा को एडिट करने में मदद करता है:
- AutoSum
– एक क्लिक में जोड़, औसत, अधिकतम,
न्यूनतम आदि निकालें।
- Fill
– ऊपर, नीचे, बाएँ
या दाएँ डेटा भरें या सीरीज ऑटो-जेनरेट करें।
- Clear
– सेल्स का कंटेंट, फॉर्मेटिंग, कमेंट्स
या लिंक हटाएँ।
- Sort
& Filter – डेटा को आरोही/अवरोही क्रम में लगाएँ और
फिल्टर करें।
- Find
& Select – कोई शब्द, नंबर
खोजें और चाहें तो उसे किसी और से बदलें, या
विशेष प्रकार के सेल (जैसे फॉर्मूला वाले) को सिलेक्ट करें।
🟩 Insert Tab (सम्मिलित
टैब)
Insert टैब का
इस्तेमाल Excel शीट में अलग-अलग चीज़ें जोड़ने के लिए होता है, जैसे
– टेबल, चार्ट, चित्र, लिंक, टेक्स्ट बॉक्स आदि। इससे डेटा को बेहतर तरीके से समझाया और प्रस्तुत
किया जा सकता है।
🔹 1. Tables (तालिका)
- Table
– किसी डेटा को टेबल में बदलता है जिससे फिल्टरिंग और स्टाइलिंग
आसान हो जाती है।
- PivotTable
– बड़ा डेटा एनालाइज़ करने का टूल जिसमें आप ग्रुपिंग, जोड़,
औसत आदि कर सकते हैं।
- Recommended
PivotTables – Excel आपके डेटा को देखकर खुद से उपयुक्त PivotTable
सजेस्ट करता है।
- PivotChart
– PivotTable के डेटा को ग्राफिकल चार्ट में दिखाता है।
🔹 2. Illustrations (चित्र)
- Pictures
– अपने कंप्यूटर से कोई इमेज ऐड करें।
- Online
Pictures – इंटरनेट से सीधे इमेज खोजकर जोड़ें।
- Shapes
– अलग-अलग आकृतियाँ जैसे तीर, बॉक्स,
सर्कल आदि जोड़ें।
- Icons
– आम आइकन जैसे ताला, स्टार, इन्फो
आदि जोड़ें।
- 3D
Models – 3D ऑब्जेक्ट जो घुमाए जा सकते हैं।
- SmartArt
– प्रोसेस या स्ट्रक्चर को दिखाने वाले डायराम जैसे हायरार्की,
साइकिल आदि।
- Screenshot
– स्क्रीन का कोई हिस्सा Excel में
चिपकाएं।
🔹 3. Add-ins (ऐड-इन्स)
- Get
Add-ins – Excel में नए टूल्स इंस्टॉल करें जो काम को और
आसान बना सकते हैं (जैसे – डेटा एनालिसिस टूल्स)।
🔹 4. Charts (चार्ट)
- Column/Bar
Chart – ऊँचाई या लंबाई के आधार पर तुलना।
- Line
Chart – समय के साथ बदलाव को दिखाएं।
- Pie/Donut
Chart – प्रतिशत के रूप में डेटा का बंटवारा।
- Area
Chart – लाइन चार्ट की तरह लेकिन रंगीन।
- Scatter
Chart – दो चीजों के बीच संबंध दिखाना।
- Combo
Chart – दो तरह के चार्ट एक में मिलाकर दिखाना।
- Recommended
Charts – Excel खुद से सबसे उपयुक्त चार्ट सजेस्ट करता
है।
🔹 5. Sparklines (स्पार्कलाइन)
- Line,
Column, Win/Loss – छोटे चार्ट जो सेल के अंदर ही बनते हैं और
ट्रेंड दिखाते हैं।
🔹 6. Filters (फिल्टर)
- Slicer
– टेबल या PivotTable के लिए बटन जैसे फिल्टर।
- Timeline – समय आधारित डेटा के लिए स्लाइडर टाइप फिल्टर।
🔹 7. Links (लिंक)
- Hyperlink
– किसी सेल को वेबसाइट, दूसरी शीट, फाइल
या ईमेल से लिंक करना।
🔹 8. Text (टेक्स्ट)
- Text
Box – स्वतंत्र टेक्स्ट जोड़ने के लिए।
- Header
& Footer – पेज के ऊपर और नीचे जानकारी जोड़ने के लिए
(जैसे तारीख, पेज नंबर)।
- WordArt
– सजावटी टेक्स्ट स्टाइल।
- Signature
Line – डिजिटल हस्ताक्षर के लिए।
- Object
– किसी अन्य फाइल (जैसे PDF, Word) को
एम्बेड करना।
🔹 9. Symbols (प्रतीक)
- Equation
– गणितीय समीकरण जैसे √, π, ∑ आदि
जोड़ें।
- Symbol
– खास चिन्ह जैसे ₹, ©, ™ आदि जोड़ें।
🟦 Page Layout Tab (पेज
लेआउट टैब)
Page Layout टैब का मुख्य काम आपकी वर्कशीट को प्रिंट‑फ्रेंडली बनाना और पेज की
रूपरेखा (Margins, Orientation, Size आदि) तय करना है। इसमें थीम्स और
बैकग्राउंड जैसी दृश्य सेटिंग्स भी मिलती हैं।
🔹 1. Themes (थीम्स)
- Themes
– पूरी वर्कबुक के लिए रंग, फॉन्ट
और इफेक्ट्स का एक‑साथ पैकेज चुनें।
- Colors
– थीम रंगों को कस्टमाइज़ करें।
- Fonts
– थीम फॉन्ट बदलें (Heading‑Font, Body‑Font)।
- Effects
– आकृतियों (Shapes) पर लगने वाले विशेष इफेक्ट्स‑स्टाइल
चुनें।
🔹 2. Page Setup (पेज
सेटअप)
- Margins
– पेज के चारों किनारों से खाली जगह तय करें (Normal,
Narrow, Wide या Custom)।
- Orientation
– पेज को Portrait (खड़ा) या Landscape (आड़ा)
मोड में सेट करें।
- Size
– A4, Letter, Legal आदि पेपर साइज चुनें।
- Print
Area – केवल चुनिंदा सेल‑रेंज को प्रिंट करने के लिए सेट करें।
- Breaks
– Page Break (कहाँ नया प्रिंट‑पेज शुरू हो) मैन्युअली
जोड़ें या हटाएँ।
- Background
– शीट के पीछे कोई इमेज वॉटरमार्क‑जैसा लगाएँ (सिर्फ ऑन‑स्क्रीन
दिखेगा, प्रिंट में नहीं)।
- Print
Titles – हर प्रिंट पेज के ऊपर‑नीचे बार‑बार छपने वाली रो/कॉलम तय करें (जैसे शीर्षक की रो)।
💡 उन्नत:
डायलॉग बॉक्स
लॉन्चर (↘) खोलें → यहाँ Header/Footer, Sheet टैब में ग्रिडलाइन्स या ब्लैक‑एंड‑व्हाइट
प्रिंट जैसी और सेटिंग्स मिलती हैं।
🔹 3. Scale to Fit (स्केल टू फिट)
- Width
– प्रिंट‑आउट में कॉलम को एक या तय संख्या पेज‑चौड़ाई में समेटें।
- Height
– रो को एक या तय संख्या पेज‑ऊँचाई में समेटें।
- Scale
– प्रतिशत (10–400 %) से मैन्युअल ज़ूम ताकि शीट कम या
ज़्यादा पेजों में फिट हो जाए।
⚠️ ध्यान दें: बहुत
छोटा स्केल मान सेट करने से टेक्स्ट पढ़ना कठिन हो सकता है।
🔹 4. Sheet Options (शीट
विकल्प)
- Gridlines
→ View / Print – स्क्रीन और/या प्रिंट में ग्रिडलाइन्स
दिखाएँ या छिपाएँ।
- Headings
→ View / Print – रो नंबर (1, 2, 3…) और
कॉलम अक्षर (A, B, C…) दिखाएँ या प्रिंट करें।
🔹 5. Arrange (अरेंज)
(यह ग्रुप तब सक्रिय होता है जब ड्रॉइंग ऑब्जेक्ट, चित्र
या शेप चुनी हो)
- Bring
Forward / Send Backward – किसी ऑब्जेक्ट की परत (ज़‑ऑर्डर)
बदलें।
- Selection
Pane – शीट में मौजूद सभी ऑब्जेक्ट्स की सूची दिखाएँ और उनका
नाम/विजिबिलिटी नियंत्रित करें।
- Align
– कई ऑब्जेक्ट्स को बायीं, मध्य,
दायीं, ऊपर, नीचे
या समान‑अंतर पर सजाएँ।
- Group
/ Ungroup – एक‑से ज़्यादा ऑब्जेक्ट्स को एक ग्रुप
बनाकर एक साथ मूव या फॉर्मेट करें, या वापस अलग करें।
- Rotate
– ऑब्जेक्ट्स को घुमाएँ या पलटें (Flip Horizontal/Vertical)।
📝 जल्दी याद रखने
के लिए Tips
- पहले
प्रिंट‑एरिया सेट करें, फिर Scaling चुनें
– इससे अनचाही खाली शीट नहीं निकलेंगी।
- बार‑बार
प्रिंट होने वाले हेडर (जैसे कॉलम हेडिंग्स)
के
लिए Print Titles
ज़रूर इस्तेमाल करें।
- अगर
आपकी शीट में सिर्फ स्क्रीन‑सजावट चाहिए तो Background
लगाएँ; ये प्रिंट नहीं होगा।
- बड़े
चार्ट/चित्र को प्रिंट में सही जगह रखने हेतु Page Break Preview
(View टैब) देखें।
🟨 Data Tab (डेटा
टैब)
Data Tab का इस्तेमाल डेटा को सॉर्ट करने, फिल्टर करने, कनेक्ट
करने, एनालाइज करने और डेटा टूल्स के
माध्यम से प्रोसेस करने के लिए होता है। यह टैब Excel में डेटा
हैंडलिंग की रीढ़ है।
🔹 1. Get & Transform
Data (डेटा लाना और बदलना)
- Get
Data – Excel में अन्य सोर्स (जैसे – Text File,
CSV, Web, SQL Server, Folder आदि) से डेटा इम्पोर्ट करना।
उदाहरण: अगर आपके पास "Sales.csv"
नाम की फाइल है, तो इससे Excel में
डेटा लाने के लिए “Get Data → From Text/CSV” चुनें।
- Recent
Sources – हाल ही में जिन फाइलों या कनेक्शन्स से
डेटा लिया गया है, उन्हें जल्दी से फिर से जोड़ सकते हैं।
- Existing
Connections – Excel वर्कबुक में जो डेटा कनेक्शन पहले से
जुड़े हैं, उन्हें प्रबंधित करना।
🔹 2. Queries &
Connections
- Show
Queries – Power Query एडिटर में आपकी सभी डेटा क्वेरीज
दिखती हैं।
उदाहरण: आपने एक वेबसाइट से डेटा लाया,
तो उसकी Query यहां दिखेगी और आप उसे Edit
या Refresh कर सकते हैं।
🔹 3. Sort & Filter (क्रमबद्ध
और छानना)
- Sort
A to Z / Z to A – कॉलम में टेक्स्ट या नंबर को छोटे से बड़े
या बड़े से छोटे क्रम में लगाना।
उदाहरण: यदि आपके पास “नाम” कॉलम है,
तो A से Z क्रम
में नाम सजाएँ।
- Sort
– कस्टम सॉर्टिंग के लिए उपयोग करें (जैसे – पहले
"राज्य", फिर "शहर")।
- Filter
– कॉलम हेडर पर ड्रॉपडाउन फिल्टर लगाना जिससे आप कुछ खास डेटा देख
सकें।
- Clear
– सभी फिल्टर हटाने के लिए।
- Reapply
– यदि आपने डेटा बदला है, तो फिल्टर को फिर से लागू करें।
🔹 4. Data Tools (डेटा
टूल्स)
- Text
to Columns – एक ही सेल में मौजूद डेटा को अलग-अलग कॉलम
में बाँटना।
उदाहरण: “Sunil,Dwivedi,Nokha” को
3 कॉलम में बाँटना।
- Flash
Fill – पैटर्न के अनुसार Excel खुद से बाकी डेटा भरता है।
उदाहरण: आपने पहले कॉलम में “Sunil
Prashad”, और दूसरे कॉलम में “Sunil” लिखा,
तीसरी लाइन में भी “Dwivedi Prashad” है,
तो Excel खुद “Dwivedi” भर
देगा।
- Remove
Duplicates – दोहराए गए डेटा को हटाना।
उदाहरण: किसी कॉलम में एक ही नाम कई बार
है तो एक बार छोड़कर बाकी हटा देगा।
- Data
Validation – किसी सेल में क्या डाला जा सकता है,
उसे नियंत्रित करना।
उदाहरण: केवल नंबर या केवल “Yes/No”
की वैल्यू ही डालने देना।
- Consolidate
– अलग-अलग शीट्स या रेंज से डेटा जोड़कर एक रिपोर्ट बनाना।
उदाहरण: 3 दुकानों की बिक्री अलग-अलग शीट्स
में है, Consolidate से उनका टोटल एक जगह ला सकते हैं।
- Relationships
– अलग-अलग टेबल के बीच संबंध जोड़ना (डेटाबेस जैसा)।
🔹 5. Forecast (पूर्वानुमान)
- What-If
Analysis – भविष्य की स्थितियों का विश्लेषण:
- Scenario
Manager – अलग-अलग मान्यताओं पर परिणाम देखना।
- Goal
Seek – आप किसी एक परिणाम को जानना चाहते हैं,
तो Excel बताता
है कि कौन-सी वैल्यू डालें।
- Data
Table – किसी फार्मूला के लिए अलग-अलग इनपुट पर
रिज़ल्ट देखना।
- Forecast
Sheet – समय के साथ डेटा का ग्राफिक पूर्वानुमान बनाता है।
उदाहरण: पिछले 12 महीने
की बिक्री हो, तो अगले 6 महीने
की संभावना वाला ग्राफ बनाएगा।
🔹 6. Outline (रूपरेखा)
- Group
– रो/कॉलम को ग्रुप बनाना, ताकि
उन्हें एकसाथ छिपाया/दिखाया जा सके।
- Ungroup
– पहले से बने ग्रुप को हटाना।
- Subtotal
– सॉर्ट किए हुए डेटा के लिए स्वतः जोड़/औसत आदि निकालना।
उदाहरण: “राज्य” के हिसाब से कुल बिक्री
दिखाना।
🔸 उदाहरण – Flash
Fill का प्रयोग:
नाम
पहला नाम
अंतिम नाम
Sunil Kumar
Sunil
Kumar
Ramesh Sahu
Ramesh
Sahu
Deepak Meena
Deepak
Meena
बस पहले 1-2 सेल में उदाहरण भरें, नीचे
वाले में “Ctrl + E” दबाएँ → Excel
बाकी
खुद से समझकर भर देगा।
🔸 उदाहरण – Data
Validation
अगर आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति सिर्फ “Yes” या “No” ही
भर सके:
- सेल
चुनें →
Data Tab → Data Validation
- Allow
→ “List” चुनें
- Source
में लिखें: Yes,No
अब ड्रॉपडाउन में सिर्फ यही दो ऑप्शन आएंगे।
🟪 Review Tab (रिव्यू
टैब)
Review Tab का काम आपकी वर्कशीट को प्रूफरीड,
सुरक्षा और सहयोग के लिए टूल देना
है। खासकर जब कई लोग एक ही फाइल पर काम कर रहे हों।
🔹 1. Proofing (सुधार)
- Spelling
– वर्तनी (स्पेलिंग) चेक करें और गलतियों को ठीक करें।
- Thesaurus
– किसी शब्द के पर्यायवाची (Synonyms) खोजें।
- Translate
– चुने हुए टेक्स्ट को दूसरी भाषा में अनुवाद करें।
🔹 2. Accessibility (पहुँच
योग्य बनाना)
- Check
Accessibility – फाइल की जांच करें कि वह हर किसी के लिए,
खासकर विकलांग लोगों के लिए उपयोगी है या नहीं।
🔹 3. Comments (टिप्पणियाँ)
- New
Comment – सेल में नोट जोड़ें।
- Delete
– चयनित कमेंट हटाएँ।
- Previous
/ Next – कमेंट्स के बीच नेविगेट करें।
- Show
Comments – सभी कमेंट्स को दिखाएँ या छिपाएँ।
- Show
Ink – अगर आपने ड्रॉइंग की है, उसे
दिखाएं।
🔹 4. Notes (नोट्स)
- New
Note – सरल टेक्स्ट नोट जोड़ें (पुराने Excel संस्करण
जैसे नोट)
- Delete
Note – नोट हटाएं।
- Previous
/ Next Note – नोट्स के बीच जाएं।
- Show
Notes – नोट्स दिखाएँ या छिपाएँ।
🔹 5. Protect (सुरक्षा)
- Protect
Sheet – वर्कशीट को लॉक करें ताकि कोई बिना पासवर्ड के उसे बदल न सके।
- Protect
Workbook – पूरी वर्कबुक को संरक्षित करें।
- Allow
Edit Ranges – खास लोगों को ही एडिट करने की अनुमति दें।
- Share
Workbook – एक समय में कई यूज़र्स को फाइल एडिट करने
दें। (पुराना फीचर)
- Protect
and Share Workbook – फाइल को सुरक्षित और साझा करें।
🔹 6. Ink (इंक)
- डिजिटल
पेन के ज़रिए ड्रॉइंग या साइन करें।
🟫 View Tab (व्यू
टैब)
View Tab में आप Excel की वर्कस्पेस को अपनी सुविधा अनुसार
दिखा‑छिपा और सेट कर सकते हैं। साथ ही विंडो मैनेजमेंट के टूल भी मिलते हैं।
🔹 1. Workbook Views (वर्कबुक
दृश्य)
- Normal
– डिफ़ॉल्ट व्यू जिसमें आप सामान्य रूप से काम करते हैं।
- Page
Layout – प्रिंट के हिसाब से शीट का लेआउट दिखाता
है, जहाँ आप हेडर/फुटर भी देख सकते हैं।
- Page
Break Preview – जहाँ Excel पेज
ब्रेक लगाता है, उसे दिखाता है। पेज ब्रेक एडजस्ट करने के
लिए अच्छा।
- Custom
Views – अपनी जरूरत के अनुसार कस्टम व्यू सेव करें और बाद में जल्दी
एक्सेस करें।
🔹 2. Show (दिखाएँ)
- Ruler
– पेज के ऊपर और बायीं ओर रूलर दिखाएँ।
- Gridlines
– सेल की ग्रिडलाइन दिखाएँ या छिपाएँ।
- Formula
Bar – फॉर्मूला बार को दिखाएँ या छिपाएँ।
- Headings
– कॉलम और रो के हेडिंग (A, B, C... और
1, 2, 3...) दिखाएँ या छिपाएँ।
🔹 3. Zoom (ज़ूम)
- Zoom
– शीट का ज़ूम स्तर बदलें (10% से
400% तक)।
- 100%
– ज़ूम को डिफ़ॉल्ट 100% पर लाएं।
- Zoom
to Selection – चुने हुए सेल्स को पूरा स्क्रीन में फिट
करें।
🔹 4. Window (विंडो)
- New
Window – एक ही फाइल की दूसरी विंडो खोलें ताकि दो
जगह अलग-अलग डेटा देख सकें।
- Arrange
All – कई विंडोज़ को एक साथ व्यवस्थित करें (Tile, Horizontal,
Vertical, Cascade)।
- Freeze
Panes – किसी रो या कॉलम को फिक्स करें ताकि स्क्रॉल करते वक्त वो हमेशा
दिखे।
- Split
– स्क्रीन को कई हिस्सों में बांटें जिससे एक साथ अलग-अलग जगह देख
सकें।
- Hide
/ Unhide – वर्कशीट को छिपाएँ या फिर से दिखाएँ।
- Switch
Windows – खुले हुए विंडोज़ के बीच स्विच करें।
🔹 5. Macros (मैक्रोज़)
- Record
Macro – बार-बार करने वाले काम रिकॉर्ड करें।
- Use
Relative References – रिकॉर्ड करते समय रिलेटिव सेल
एड्रेसिंग का इस्तेमाल करें।
- Macros
– बनाए गए मैक्रोज़ को चलाएँ, एडिट
करें या डिलीट करें।
🔸 उदाहरण – Freeze
Panes का प्रयोग
अगर आपकी शीट में बहुत सारी रो और कॉलम हैं, और आप चाहते हैं
कि शीर्ष कॉलम (जैसे कॉलम A) और पहली रो हमेशा दिखती रहे:
- View
Tab → Freeze Panes →
- “Freeze
Top Row” या “Freeze First Column” चुनें।
अब स्क्रॉल करते वक्त ये पंक्ति या कॉलम स्क्रीन पर फिक्स
रहेंगे।
🔸 उदाहरण – Spell
Check
- Review
Tab → Spelling →
- गलत
स्पेलिंग को दिखाएगा, आप सही करें या Ignore करें।
🟦 Page Layout Tab (पेज
लेआउट टैब)
Page Layout टैब का मुख्य काम आपकी वर्कशीट को प्रिंट‑फ्रेंडली बनाना और पेज की
रूपरेखा (Margins, Orientation, Size आदि) तय करना है। इसमें थीम्स और
बैकग्राउंड जैसी दृश्य सेटिंग्स भी मिलती हैं।
🔹 1. Themes (थीम्स)
- Themes
– पूरी वर्कबुक के लिए रंग, फॉन्ट
और इफेक्ट्स का एक‑साथ पैकेज चुनें।
- Colors
– थीम रंगों को कस्टमाइज़ करें।
- Fonts
– थीम फॉन्ट बदलें (Heading‑Font, Body‑Font)।
- Effects
– आकृतियों (Shapes) पर लगने वाले विशेष इफेक्ट्स‑स्टाइल
चुनें।
🔹 2. Page Setup (पेज
सेटअप)
- Margins
– पेज के चारों किनारों से खाली जगह तय करें (Normal,
Narrow, Wide या Custom)।
- Orientation
– पेज को Portrait (खड़ा) या Landscape (आड़ा)
मोड में सेट करें।
- Size
– A4, Letter, Legal आदि पेपर साइज चुनें।
- Print
Area – केवल चुनिंदा सेल‑रेंज को प्रिंट करने के लिए सेट करें।
- Breaks
– Page Break (कहाँ नया प्रिंट‑पेज शुरू हो) मैन्युअली
जोड़ें या हटाएँ।
- Background
– शीट के पीछे कोई इमेज वॉटरमार्क‑जैसा लगाएँ (सिर्फ ऑन‑स्क्रीन
दिखेगा, प्रिंट में नहीं)।
- Print
Titles – हर प्रिंट पेज के ऊपर‑नीचे बार‑बार छपने वाली रो/कॉलम तय करें (जैसे शीर्षक की रो)।
💡 उन्नत:
डायलॉग बॉक्स
लॉन्चर (↘) खोलें → यहाँ Header/Footer, Sheet टैब में ग्रिडलाइन्स या ब्लैक‑एंड‑व्हाइट
प्रिंट जैसी और सेटिंग्स मिलती हैं।
🔹 3. Scale to Fit (स्केल टू फिट)
- Width
– प्रिंट‑आउट में कॉलम को एक या तय संख्या पेज‑चौड़ाई में समेटें।
- Height
– रो को एक या तय संख्या पेज‑ऊँचाई में समेटें।
- Scale
– प्रतिशत (10–400 %) से मैन्युअल ज़ूम ताकि शीट कम या
ज़्यादा पेजों में फिट हो जाए।
⚠️ ध्यान दें: बहुत
छोटा स्केल मान सेट करने से टेक्स्ट पढ़ना कठिन हो सकता है।
🔹 4. Sheet Options (शीट
विकल्प)
- Gridlines
→ View / Print – स्क्रीन और/या प्रिंट में ग्रिडलाइन्स
दिखाएँ या छिपाएँ।
- Headings
→ View / Print – रो नंबर (1, 2, 3…) और
कॉलम अक्षर (A, B, C…) दिखाएँ या प्रिंट करें।
🔹 5. Arrange (अरेंज)
(यह ग्रुप तब सक्रिय होता है जब ड्रॉइंग ऑब्जेक्ट, चित्र
या शेप चुनी हो)
- Bring
Forward / Send Backward – किसी ऑब्जेक्ट की परत (ज़‑ऑर्डर)
बदलें।
- Selection
Pane – शीट में मौजूद सभी ऑब्जेक्ट्स की सूची दिखाएँ और उनका
नाम/विजिबिलिटी नियंत्रित करें।
- Align
– कई ऑब्जेक्ट्स को बायीं, मध्य,
दायीं, ऊपर, नीचे
या समान‑अंतर पर सजाएँ।
- Group
/ Ungroup – एक‑से ज़्यादा ऑब्जेक्ट्स को एक ग्रुप
बनाकर एक साथ मूव या फॉर्मेट करें, या वापस अलग करें।
- Rotate
– ऑब्जेक्ट्स को घुमाएँ या पलटें (Flip Horizontal/Vertical)।
📝 जल्दी याद रखने
के लिए Tips
- पहले
प्रिंट‑एरिया सेट करें, फिर Scaling चुनें
– इससे अनचाही खाली शीट नहीं निकलेंगी।
- बार‑बार
प्रिंट होने वाले हेडर (जैसे कॉलम हेडिंग्स)
के
लिए Print Titles
ज़रूर इस्तेमाल करें।
- अगर
आपकी शीट में सिर्फ स्क्रीन‑सजावट चाहिए तो Background
लगाएँ; ये प्रिंट नहीं होगा।
- बड़े
चार्ट/चित्र को प्रिंट में सही जगह रखने हेतु Page Break Preview
(View टैब) देखें।
🟨 Data Tab (डेटा
टैब)
Data Tab का इस्तेमाल डेटा को सॉर्ट करने, फिल्टर करने, कनेक्ट
करने, एनालाइज करने और डेटा टूल्स के
माध्यम से प्रोसेस करने के लिए होता है। यह टैब Excel में डेटा
हैंडलिंग की रीढ़ है।
🔹 1. Get & Transform
Data (डेटा लाना और बदलना)
- Get
Data – Excel में अन्य सोर्स (जैसे – Text File,
CSV, Web, SQL Server, Folder आदि) से डेटा इम्पोर्ट करना।
उदाहरण: अगर आपके पास "Sales.csv" नाम की फाइल है, तो इससे Excel में डेटा लाने के लिए “Get Data → From Text/CSV” चुनें। - Recent
Sources – हाल ही में जिन फाइलों या कनेक्शन्स से
डेटा लिया गया है, उन्हें जल्दी से फिर से जोड़ सकते हैं।
- Existing
Connections – Excel वर्कबुक में जो डेटा कनेक्शन पहले से
जुड़े हैं, उन्हें प्रबंधित करना।
🔹 2. Queries &
Connections
- Show
Queries – Power Query एडिटर में आपकी सभी डेटा क्वेरीज
दिखती हैं।
उदाहरण: आपने एक वेबसाइट से डेटा लाया, तो उसकी Query यहां दिखेगी और आप उसे Edit या Refresh कर सकते हैं।
🔹 3. Sort & Filter (क्रमबद्ध
और छानना)
- Sort
A to Z / Z to A – कॉलम में टेक्स्ट या नंबर को छोटे से बड़े
या बड़े से छोटे क्रम में लगाना।
उदाहरण: यदि आपके पास “नाम” कॉलम है, तो A से Z क्रम में नाम सजाएँ। - Sort
– कस्टम सॉर्टिंग के लिए उपयोग करें (जैसे – पहले
"राज्य", फिर "शहर")।
- Filter
– कॉलम हेडर पर ड्रॉपडाउन फिल्टर लगाना जिससे आप कुछ खास डेटा देख
सकें।
- Clear
– सभी फिल्टर हटाने के लिए।
- Reapply
– यदि आपने डेटा बदला है, तो फिल्टर को फिर से लागू करें।
🔹 4. Data Tools (डेटा
टूल्स)
- Text
to Columns – एक ही सेल में मौजूद डेटा को अलग-अलग कॉलम
में बाँटना।
उदाहरण: “Sunil,Dwivedi,Nokha” को 3 कॉलम में बाँटना। - Flash
Fill – पैटर्न के अनुसार Excel खुद से बाकी डेटा भरता है।
उदाहरण: आपने पहले कॉलम में “Sunil Prashad”, और दूसरे कॉलम में “Sunil” लिखा, तीसरी लाइन में भी “Dwivedi Prashad” है, तो Excel खुद “Dwivedi” भर देगा। - Remove
Duplicates – दोहराए गए डेटा को हटाना।
उदाहरण: किसी कॉलम में एक ही नाम कई बार है तो एक बार छोड़कर बाकी हटा देगा। - Data
Validation – किसी सेल में क्या डाला जा सकता है,
उसे नियंत्रित करना।
उदाहरण: केवल नंबर या केवल “Yes/No” की वैल्यू ही डालने देना। - Consolidate
– अलग-अलग शीट्स या रेंज से डेटा जोड़कर एक रिपोर्ट बनाना।
उदाहरण: 3 दुकानों की बिक्री अलग-अलग शीट्स में है, Consolidate से उनका टोटल एक जगह ला सकते हैं। - Relationships
– अलग-अलग टेबल के बीच संबंध जोड़ना (डेटाबेस जैसा)।
🔹 5. Forecast (पूर्वानुमान)
- What-If
Analysis – भविष्य की स्थितियों का विश्लेषण:
- Scenario
Manager – अलग-अलग मान्यताओं पर परिणाम देखना।
- Goal
Seek – आप किसी एक परिणाम को जानना चाहते हैं,
तो Excel बताता
है कि कौन-सी वैल्यू डालें।
- Data
Table – किसी फार्मूला के लिए अलग-अलग इनपुट पर
रिज़ल्ट देखना।
- Forecast
Sheet – समय के साथ डेटा का ग्राफिक पूर्वानुमान बनाता है।
उदाहरण: पिछले 12 महीने की बिक्री हो, तो अगले 6 महीने की संभावना वाला ग्राफ बनाएगा।
🔹 6. Outline (रूपरेखा)
- Group
– रो/कॉलम को ग्रुप बनाना, ताकि
उन्हें एकसाथ छिपाया/दिखाया जा सके।
- Ungroup
– पहले से बने ग्रुप को हटाना।
- Subtotal
– सॉर्ट किए हुए डेटा के लिए स्वतः जोड़/औसत आदि निकालना।
उदाहरण: “राज्य” के हिसाब से कुल बिक्री दिखाना।
🔸 उदाहरण – Flash
Fill का प्रयोग:
|
नाम | पहला नाम |
अंतिम नाम |
|
Sunil Kumar |
Sunil |
Kumar |
|
Ramesh Sahu |
Ramesh |
Sahu |
|
Deepak Meena |
Deepak |
Meena |
बस पहले 1-2 सेल में उदाहरण भरें, नीचे
वाले में “Ctrl + E” दबाएँ → Excel
बाकी
खुद से समझकर भर देगा।
🔸 उदाहरण – Data
Validation
अगर आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति सिर्फ “Yes” या “No” ही
भर सके:
- सेल
चुनें →
Data Tab → Data Validation
- Allow
→ “List” चुनें
- Source
में लिखें: Yes,No
अब ड्रॉपडाउन में सिर्फ यही दो ऑप्शन आएंगे।
🟪 Review Tab (रिव्यू
टैब)
Review Tab का काम आपकी वर्कशीट को प्रूफरीड,
सुरक्षा और सहयोग के लिए टूल देना
है। खासकर जब कई लोग एक ही फाइल पर काम कर रहे हों।
🔹 1. Proofing (सुधार)
- Spelling
– वर्तनी (स्पेलिंग) चेक करें और गलतियों को ठीक करें।
- Thesaurus
– किसी शब्द के पर्यायवाची (Synonyms) खोजें।
- Translate
– चुने हुए टेक्स्ट को दूसरी भाषा में अनुवाद करें।
🔹 2. Accessibility (पहुँच
योग्य बनाना)
- Check
Accessibility – फाइल की जांच करें कि वह हर किसी के लिए,
खासकर विकलांग लोगों के लिए उपयोगी है या नहीं।
🔹 3. Comments (टिप्पणियाँ)
- New
Comment – सेल में नोट जोड़ें।
- Delete
– चयनित कमेंट हटाएँ।
- Previous
/ Next – कमेंट्स के बीच नेविगेट करें।
- Show
Comments – सभी कमेंट्स को दिखाएँ या छिपाएँ।
- Show
Ink – अगर आपने ड्रॉइंग की है, उसे
दिखाएं।
🔹 4. Notes (नोट्स)
- New
Note – सरल टेक्स्ट नोट जोड़ें (पुराने Excel संस्करण
जैसे नोट)
- Delete
Note – नोट हटाएं।
- Previous
/ Next Note – नोट्स के बीच जाएं।
- Show
Notes – नोट्स दिखाएँ या छिपाएँ।
🔹 5. Protect (सुरक्षा)
- Protect
Sheet – वर्कशीट को लॉक करें ताकि कोई बिना पासवर्ड के उसे बदल न सके।
- Protect
Workbook – पूरी वर्कबुक को संरक्षित करें।
- Allow
Edit Ranges – खास लोगों को ही एडिट करने की अनुमति दें।
- Share
Workbook – एक समय में कई यूज़र्स को फाइल एडिट करने
दें। (पुराना फीचर)
- Protect
and Share Workbook – फाइल को सुरक्षित और साझा करें।
🔹 6. Ink (इंक)
- डिजिटल
पेन के ज़रिए ड्रॉइंग या साइन करें।
🟫 View Tab (व्यू
टैब)
View Tab में आप Excel की वर्कस्पेस को अपनी सुविधा अनुसार
दिखा‑छिपा और सेट कर सकते हैं। साथ ही विंडो मैनेजमेंट के टूल भी मिलते हैं।
🔹 1. Workbook Views (वर्कबुक
दृश्य)
- Normal
– डिफ़ॉल्ट व्यू जिसमें आप सामान्य रूप से काम करते हैं।
- Page
Layout – प्रिंट के हिसाब से शीट का लेआउट दिखाता
है, जहाँ आप हेडर/फुटर भी देख सकते हैं।
- Page
Break Preview – जहाँ Excel पेज
ब्रेक लगाता है, उसे दिखाता है। पेज ब्रेक एडजस्ट करने के
लिए अच्छा।
- Custom
Views – अपनी जरूरत के अनुसार कस्टम व्यू सेव करें और बाद में जल्दी
एक्सेस करें।
🔹 2. Show (दिखाएँ)
- Ruler
– पेज के ऊपर और बायीं ओर रूलर दिखाएँ।
- Gridlines
– सेल की ग्रिडलाइन दिखाएँ या छिपाएँ।
- Formula
Bar – फॉर्मूला बार को दिखाएँ या छिपाएँ।
- Headings
– कॉलम और रो के हेडिंग (A, B, C... और
1, 2, 3...) दिखाएँ या छिपाएँ।
🔹 3. Zoom (ज़ूम)
- Zoom
– शीट का ज़ूम स्तर बदलें (10% से
400% तक)।
- 100%
– ज़ूम को डिफ़ॉल्ट 100% पर लाएं।
- Zoom
to Selection – चुने हुए सेल्स को पूरा स्क्रीन में फिट
करें।
🔹 4. Window (विंडो)
- New
Window – एक ही फाइल की दूसरी विंडो खोलें ताकि दो
जगह अलग-अलग डेटा देख सकें।
- Arrange
All – कई विंडोज़ को एक साथ व्यवस्थित करें (Tile, Horizontal,
Vertical, Cascade)।
- Freeze
Panes – किसी रो या कॉलम को फिक्स करें ताकि स्क्रॉल करते वक्त वो हमेशा
दिखे।
- Split
– स्क्रीन को कई हिस्सों में बांटें जिससे एक साथ अलग-अलग जगह देख
सकें।
- Hide
/ Unhide – वर्कशीट को छिपाएँ या फिर से दिखाएँ।
- Switch
Windows – खुले हुए विंडोज़ के बीच स्विच करें।
🔹 5. Macros (मैक्रोज़)
- Record
Macro – बार-बार करने वाले काम रिकॉर्ड करें।
- Use
Relative References – रिकॉर्ड करते समय रिलेटिव सेल
एड्रेसिंग का इस्तेमाल करें।
- Macros
– बनाए गए मैक्रोज़ को चलाएँ, एडिट
करें या डिलीट करें।
🔸 उदाहरण – Freeze
Panes का प्रयोग
अगर आपकी शीट में बहुत सारी रो और कॉलम हैं, और आप चाहते हैं
कि शीर्ष कॉलम (जैसे कॉलम A) और पहली रो हमेशा दिखती रहे:
- View
Tab → Freeze Panes →
- “Freeze
Top Row” या “Freeze First Column” चुनें।
अब स्क्रॉल करते वक्त ये पंक्ति या कॉलम स्क्रीन पर फिक्स रहेंगे।
🔸 उदाहरण – Spell
Check
- Review
Tab → Spelling →
- गलत
स्पेलिंग को दिखाएगा, आप सही करें या Ignore करें।
