MS Word Basic Introduction Course | #MSWORD #word #MSOFFICE

 

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MS Word क्या है?

MS Word in Hindi : MS Word एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम है जिसका उपयोग मेमो, पत्र, रिपोर्ट, रिसर्च, पेपर, ब्रोशर, घोषणाएं, समाचार पत्र, लिफाफे, लेबल और बहुत कुछ जैसे दस्तावेज़ बनाने के लिए किया जाता है।

MS Word एक पूर्ण विशेषताओं वाला कार्यक्रम है जो विभिन्न प्रकार के संपादन और स्वरूपण सुविधाओं के साथ-साथ दस्तावेजों के दृश्य तत्व प्रदान करता है।

MS Word in Hindi को हम तीन तरीको से ओपन कर सकते है:-

1-Goto start menu / button and click all programs

2-Then choose ms office package

3-Click ms office 2007

OR

1.  Goto desktop

2.  Click ms word 2007 short cut icon

OR

3 Run (Window + R)  – Enter winword than click enter

Office button

इस बटन के अंतर्गत हमें निम्नलिखित ऑप्शन उपलब्ध होते हैं

New (Ctrl+N)

इस ऑप्शन का उपयोग MS Word मैं नया Word File लाने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस एन ctrl+n होता है

Open (Ctrl+O)

open ऑप्शन का उपयोग MS Word में पहले से बने हुए Word file को ओपन करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल की बटन प्लस ओ ctrl+o होता है.

ऑप्शन को क्लिक करते ही इसका डायलॉग बॉक्स ओपन होता है जिसमें हमें MS Word फाइल को सेलेक्ट करना होता है जिस लोकेशन पर हमारा डाटा स्टोर है उस लोकेशन में जाकर हम MS Word file को सेलेक्ट कर ओपन बटन को दबाते ही हमारा फाइल ओपन हो जाता है.

Save (Ctrl+S)

सेव इसका उपयोग MS Word में बने हुए फाइल को किसी निश्चित स्थान पर सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को उपयोग करते ही हमारे पास डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें फाइल को सेव करने हेतु फाइल का लोकेशन फाइल का नाम पूछा जाएगा फाइल का नाम देकर जैसे हम सेव बटन पर क्लिक करेंगे हमारा फाइल उस स्थान पर से हो जाएगा.

Save As (F12)

इसका उपयोग MS Word में पहले से सेव किए गए फाइल को किसी अन्य स्थान पर किसी अन्य नाम से सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है इस ऑप्शन को क्लिक करते ही हमारे पास इसका डायलॉग बॉक्स ओपन होता है जिसमें हम फाइल का नाम देकर किसी निश्चित स्थान चयन कर सेव ऑप्शन को क्लिक करते ही फाइल का दूसरा कॉपी दूसरा नाम से सुरक्षित हो जाता है इसका शॉर्टकट की F12 hai

Print (Ctrl+P)

इसका उपयोग MS Word मैं तैयार किए गए फाइल को प्रिंटर के माध्यम से प्रिंट करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस पी ctrl + p होता है

Print Preview (Ctrl+F2)

किसका उपयोग MS Word में प्रिंट करने से पहले फ़ाइल का उपयोग देखने के लिए किया जाता है एक महत्वपूर्ण option है जिसके द्वारा हम फाइल को प्रिंट करने से पहले किस प्रकार से प्रिंट आएगा इसको हम देख सकते हैं और उसके अनुसार से हम अपना पेज सेटअप कर सकते हैं इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस एप टू ctrl + F2 है

Send

इसका उपयोग MS Word में बने हुए फाइल को इंटरनेट के माध्यम से ई-मेल की से भेजने के लिए किया जाता है

Close (Ctrl+W)

इसका उपयोग MS Word मैं पहले से खुले हुए फाइल को बंद करने के लिए किया जाता है

Copy (Ctrl+C)

इस ऑप्शन का उपयोग MS Word में डाटा की एक से अधिक कॉपी बनाने के लिए किया जाता है कॉपी करने के लिए सबसे पहले हमें उस टेक्स्ट पिक्चर या ऑब्जेक्ट को सेलेक्ट करना होगा सेलेक्ट करने के बाद होम टैब के क्लिपबोर्ड ग्रुप में जाकर कॉपी ऑप्शन को सेलेक्ट करें। इस प्रकार आपका डाटा का एक से अधिक कॉपी तैयार कर सकते हैं इसका शार्ट कट की ctrl+c |

Paste (ctrl+v)

कॉपी किए गए डाटा को लाने के लिए बेस्ट ऑप्शन को उपयोग किया जाता है सबसे पहले हमें कॉपी करने के बाद जिस स्थान पर हमें दूसरे कॉपी की आवश्यकता है वहां पर जाकर हम कॉपी ऑप्शन पर क्लिक करेंगे इस प्रकार हम जितनी बार इस ऑप्शन को उपयोग करेंगे उतनी बार और डाटा हमारे पास Copy होता जाएगा इसका शॉर्टकट की Ctrl+P होता है इस प्रकार कॉपी और पेस्ट एक साथ मिलकर कार्य करते हैं बिना कॉपी किए बेस्ट कार्य नहीं करेगा और केवल काफी करने से कोई भी आज ऑब्जेक्ट पिक्चर पिक्चर कॉपी नहीं होगा उसे कॉपी करने के बाद पेस्ट करना अनिवार्य है

Cut (ctrl+x)

इस विकल्प का उपयोग MS Word में सेलेक्ट किए गए टेक्स्ट पिक्चर या ऑब्जेक्ट को एक स्थान से हटा कर दूसरे स्थान में ले जाने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की Ctrl+x होता है

Paste Special

इस विकल्प का उपयोग MS Word में कॉपी किए गए डाटा को अन्य फॉर्मेट में पेस्ट करने के लिए पेस्ट स्पेशल ऑप्शन का उपयोग किया जाता है इसके माध्यम से हम कॉपी के किए गए डाटा को इमेज के रूप में भी पेस्ट कर सकते हैं

Bold (B)

इस ऑप्शन को उपयोग MS Word में सेलेक्ट किए गए टेक्स्ट को गहरा मोटा करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस बी है किस किसी भी टेक्स्ट को बोल्ड करने के लिए सबसे पहले उसे सेलेक्ट करें फिर होम टैब में जाकर फोन ग्रुप में बी बटन भी ऑप्शन को सिलेक्ट करें अन्यथा कंट्रोल प्लस बी दबाएं

Italic (I)

इस ऑप्शन का उपयोग चुनाव किए गए अक्षर को तिरछा करने के लिए किया जाता है किसी भी टेक्स्ट अक्षर को तिरछा करने के लिए सबसे पहले उस टेक्स्ट को अक्षर को सिलेक्ट कर ले

Underline (U)

इस अवसर का उपयोग चुनाव किए गए अक्षरों को के नीचे लाइन खींचने अर्थात अंडरलाइन करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस यू है

Font Type

इस विकल्प का उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फोंट टाइप को चेंज करने के लिए किया जाता है जैसे टाइम्स न्यू रोमान, कृति देव 010 इत्यादि

Font Size

इस विकल्प का उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फोन साइज को बढ़ाने के लिए किया जाता है इसके माध्यम से हम अधिकतम 72 अंकों तक फोन साइज बढ़ा सकते हैं

Font Size Increment

इस विकल्प का उपयोग करते हुए हम फोन साइज को अपनी इच्छा अनुसार बढ़ा सकते हैं इसमें 72 से भी अधिक हम कॉन्साइज को बढ़ा सकते हैं

Font Size Decrement

इस विकल्प के माध्यम से हम अक्षरों के साइज को कम कर सकते हैं

Font Color

विकल्प के माध्यम से हम फोन के कलर को बदल सकते हैं जैसे कि पहले से ही काला अक्षर हो काला कलर होता है इसे हम अपनी इच्छा अनुसार लाल हरा नीला पीला इत्यादि कर सकते हैं

Fill Color

इस विकल्प के माध्यम से हम MS Word में सिलेक्ट किए गए text के बैकग्राउंड को कलर फिल करने के लिए किया जाता है

Creating Word Document Or Blank Document

Follow These Steps

Goto Start Button Then Click All Programs And Finally Choose Ms Office Package Then Click Ms word 2007 (MS Word in Hindi)

• Goto Office Button
• Click New Option

3. Then Show New Document Dialog Box

• Choose Blank Document
• Then Click Create Button
• Finally Create Blank Document On Your Window

Editing Word Document

Word document केा Editing करने के लिए हम निम्न स्टेप का पालन करते है

• Goto start button and select all programs
• then choose ms office then click ms word 2007
• Goto review menu
• Select track changes option
• Then show following option

Track changes

• CHANGE TRACKING OPTION….
• Change USER NAME …..

TRACK CHANGE OPTION – इस आपषन को सेलेक्ट करने हमारे समाने निम्न चित्र (dialog box) display  होता है: –

MARK UP MS Word in Hindi – mark up  नच के अंदर निम्न आपषन रहते है।ेे

1.Insertion  – इस आपषन के द्वारा हम जब वर्ड डाक्युमेंट मे तब वह बायडिफालट ब्लैक रहता तथा नारमल रहता है इसके द्वारा हम फांट का कलर तथा उसे double underline, bold,italic  उसे बदल सकते है कर सकते ह ै ।

2. Deletion :- इस आपषन के द्वारा हम जब वर्ड डाक्युमेंट मे किसी भी आब्जेकट या टेस्ट को डिलिट करते है तो उसके बदले मे हम रुएकवनइसम नदकमतसपदमए इवसकएपजंसपब आदि तथा कलर सेट कर सकते है

3. Changed line :- जब हम किसी कामंेट या फारमेंटिक करते है तो लाईन दिखाइ्र्र देता है उसे हम तपहीजए समजि एवनजेपकम इवतकमत तथा नन सेट कर सकते है । तथा कलर भी सेट कर सकते है ।

MOVES – moves   के अंदर निम्न आपषन रहते है।

1. Moves from – मुव किए गए सके टेस्ट को कलर तथा उसे none,bold,italic, underline,double underline, strick throurh,color only  उसे बदल सकते है कर सकते है ।

Formatting word document

1. aligning documents
2. indenting paragraps
3. changing margin

Aligning document – MS Word in Hindi

there are four types of alignment

1. Left(ctrl + l)
2. Right(ctrl + r)
3. Center(ctrl + e)
4. Justify(ctrl + j)

Left Alignment

इस विकल्प का उपयोग MS Word में सेल में टाइप किए गए टेक्स्ट एलाइनमेंट को लेफ्ट साइड में करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस एल है

Center Alignment

इस विकल्प का उपयोग MS Word में सेल में टाइप किए गए टेक्स्ट एलाइनमेंट को सेंटर में करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस e है

Right Alignment

इस विकल्प का उपयोग MS Word में सेल में टाइप किए गए टेक्स्ट एलाइनमेंट को राइट साइड में करने के लिए किया जाता है इसका शॉर्टकट की कंट्रोल प्लस R है

Changing margin –  goto page layout menu

                Click margins or page setup option

        And so apply margins

Indenting  – MS Word in Hindi

Goto home menu click paragragh option

Paragraph Formating पैराग्राॅफ फारमेंटिंग में होम menu में जाकर पैराग्राफ टेब द्वारा पैराग्राफ की फारमेंटिंग किया जा सकता है। फारमंेटिंग टुल बार एलाइनमेंट के लिए मात्र चार आॅप्षन है तथा एलाइनमंेट सम्बंधी कार्य फारमेंटिंग सम्बंधी कार्य फारमंटिंग मेनू द्वारा सम्पन्न किया जा सकता है । इस डाॅयलाग बाक्स में दो टैब रहते है –

1. Indents and Specing
2. Line and page breaks

Indents and Specing:-  indents and specing tab के अंर्तगत पैराग्राफ को सेट करने से समस्त आॅप्षन उपलब्ध है।

Indentation:.- Indentation का अर्थ है पैरााग्राफ कहाॅ से प्रारंभ होगा । पैराग्राफ नार्मल लाइन से षुरू होगा या उससे पहले या बाद, यह बताने का कार्य इंडेटषन कहलाता है ।

यदि पैराग्राफ जीरो लाइन से षुरू होता है इसका इंडेटेषन जीरो होगा । यदि हमें जीरो लाइन की दायीं ओर से पेराग्राफ को षुरू करना हो उतनी दुरी इंडेटेषन सेट करना पडेगा । इसी तरह बायी ओर से सेट करना हो तेा उतनी दुसरी निगेटिव युनिट से सेट करना होगा ।

इंडेटेषन को राइट और लैफ्ट मार्जिन दोनो से भी सेट किया जा सकता है ।
Specing MS Word in Hindi -ः स्पेसिंग बाॅक्स में प्वाइंट द्वारा पैराग्राॅफ के पुर्व एवं पष्चात् आवष्कता अनुसार स्पेसिंग सेट की जा सकती है

Outline indents – आउट लाइन अपमू में पैराग्राॅफ के लेवल को इस आॅप्षन द्वारा सेट किया जा सकता है । सामान्यतः पैराग्राफ बाडी टेक्स्ट के नाम से सेट रहता है ।

Special स्पेषल – इसमें प्रथम लाइन को इलग फारमंेट के रूप में सेट किया जा सकता है । प्रथम लाइन षेश लाइनो से आगे रखी जाती है । इस विधि कों हैगिंग टेक्स्ट कहा जाता है। इसमें प्रथम लाइन को षेश लाइनो से कितना दुर रखा जायेगा, इसे भी सेट किया जा सकता है ।

लाइन स्पेसिंग – इससे टैग में एक और प्रमुख सैटिंग है लाईन स्पेसिंग, जिसके माध्यम से पैराग्राॅफ में लाइन स्पेंसिंग, 1.5 लाइंस, डगल स्पेंसिंग आसानी से सिलेक्ट कर सेट किया जा सकता है । इसमें मल्टीपल नामक आॅप्षन की सहायता से डेसिमल लाइन्स् स्पेसिंग भी सेट की जा सकती है ।
डदाहरण के लिए – यदि मल्टिपल लाइन स्पेसिंग सेलेक्ट करके बाॅक्स में 1.2 टाइप किया तो सम्पूर्ण पैराग्राॅफ 1.2 लाइन स्पेसिंग में सेट हो जायेगा ।

Two types of indenting

1. Left
2. Right

MS Word में टेबल का निर्माण करना (Working with table)

• Inserting table
• Inserting column
• Inserting row
• Merge row and column
• Delete column
• Split table 

Inserting Table in MS Word 2007 

Follow these step

1. Goto insert menu
2. Click table option
3. Then show the following option
4. Insert table
5. Draw table

• Select Insert option then show dialog box      

Draw Table –

इसको सेलेक्ट करने पर हमारे समाने मे पेनसिल आ जाता है । फिर हम अपने आवष्यता अनुसार टेबल बना सकते है।

Inserting column

टेबल मे कालम इनसर्ट करने के लिए हम टेबल को सेलेक्ट करके माउस का राइट बटन को क्लिक करते है और हमारे समाने मे ये आपसन दिखाई देता है
Insert column to left

Insert column to right

इन मे किसी एक चुनकर हम अपने टेबल मे कालम इनसर्ट कर सकते है हम जिस कालम को सेलेक्ट किए है उसके ही राइट और लेफट मे कालम इनसर्ट होगा ।

Inserting Row 

टेबल मे Row Insert इनसर्ट करने के लिए हम टेबल को सेलेक्ट करके माउस का राइट बटन को क्लिक करते है और हमारे समाने मे ये आपसन दिखाई देता है
Insert row above 

Insert row below

इन मे किसी एक चुनकर हम अपने टेबल मे तवू इनसर्ट कर सकते है हम जिस तवू को सेलेक्ट किए है उसके ही ंइवअम और इमसवू मे तवू इनसर्ट होगा ।

Merge Row (row and column)

merge का अर्थ है एक या एक से अधिक रोह और कालम को एक करना होता है । इसको उपयोग करने के लिए हमे पहले रोह और कालम को सेलेक्ट करना पडता है । फिर माउस के राइट बटन को क्लिक करने पर मर्ज सेल option आता है जिसे चुनकर हम रोह और कालम को मर्ज कर सकते है ।

Delete column

टेबल मे column Delete  करने के लिए हम column को सेलेक्ट करके माउस का राइट बटन को क्लिक करते है और हमारे समाने मे ये आपसन दिखाई देता है जिसमे हम Delete Coulumn को सेलेक्ट करते ही कालम Delete हो जाता है

Delete row

टेबल मे Row Delete  करने के लिए हम एक या एक से Row को सेलेक्ट करके माउस का राइट बटन को क्लिक करते हैऔर हमारे समाने मे ये आपसन दिखाई देता है जिसमे हम डिलिट Row को सेलेक्ट करते ही Row डीलिट हो जाता है

Split table  – MS Word in Hindi

इस option को उपयोग करने से पहल हम रोह और कालम को सेलेक्ट करके मर्ज करते है फिर उस मर्ज किए गए कालम मे जा के माउस के राइट बटन को क्लिक करने पर हमाने सामाने Split table का option आता है उसमे क्लिक करने पर ये डायलाॅग बाक्स दिखाई देता ह।

Checking  Spelling  and Grammar

– यह सुविधा केवल अग्रेजी में टाइप किये गये डाक्युमेंट मे संभव है । जब हम टाइप कर रहे हो तब कुछ षब्दो के नीचे लाल रंग की एवं कुछ षब्दो मे नीचे हरे रंग की लाइने दखाई पड़ती हैं । वर्ड में आॅटोमेटिक चैकिंग के अंतगर्त स्पेलिंग में गल्तियो के लिये लाल रेखा तथा ग्रामर की गल्तियो हेतु हरी रेखा, गलत षब्दो के नीचे खिची होती है।

यह सुविधा इसलिए होती है कि टाइप करते ही उसे सुधारा जा सके । जब षब्द की स्पेलिंग गलत टाइप होती है तभी इंसरषन प्वाइंट को टेक्स्ट में रख माउस के दायें बटन को प्रेस करने से या (Shift+ F10) प्रेस करने से suggestion menu से सही स्पेलिंग को सेलेक्ट कर सकते है ।

हरी लाइन के साथ वाले षव्द में भी इसी तरह का मेन्यु (Shift+ F10) प्रेस करने से suggestion menu दिखाई देगा, उसमे से सही स्पेलिंग को सेलेक्ट कर सकते है । हरी लाइन के साथ वाले षब्द में भी इसी तरह का मेनू आता है जिस में ग्रामर के suggestion menu दिये रहते है ।

Spelling  and grammar Check करने के लिए निम्न तरीके है:- MS Word in Hindi

1. Review menu मे जाकर Spelling  and grammar आइकान को प्रेस करना ।
2. Key board  से F7 की को प्रेस करके ।
3. Mouse के राइट click करके ।

जब इस कमांड को रन करते है तो इंसरषन प्वाइंट से स्पेलिंग और ग्रामर चैक करना षुरू करता है । कोई भी स्पेंिलंग या ग्रामर गलत होने पर वहाॅ स्पेलिंग तथा ग्रामर डायलाॅग बाक्स ओपन होता है ।

जिसमे suggestion दिये होते है । सही suggestion को सेलेक्ट कर स्पेलिंग या ग्रामर को सुधारा जा सकता है । जो षब्द षब्दकोश में नही हो तथा उसे हम षब्द कोश मे रखना चाहते ह ।तो उसे ंadd to dictionary में click करके add किया जा सकते है

Spelling and grammar में निम्न आपषन होते है

Ignore once

इस आॅप्षन के द्वारा हम जिस षब्द को नही सुधारना होता है तेा इसका उपयोग किया जाता है । ऐसा करने से षब्द के निचे से लाल रंग नही दिखाई देता है।

Ignore all –

इस आॅप्षन के द्वारा हम जिस षब्द को नही सुधारना होता है तेा इसका उपयोग किया जाता है । ऐसा करने से सभी षब्द के निचे से लाल रंग नही दिखाई देता है।

Add to dictionary –

इस आॅप्षन के द्वारा हम जिस षब्द को ms word    के dictionary में जोडना चाहते है तब इसका उपयोग किया जाता है एक बार एड़ कर देने के बाद उसे दुबारा लाल रंग में नही दिखाता है । इसका उपयोग उस समय किया जाता है जब हमारे द्वारा टाईप किया गया षब्द सही है तो उसे हम एड़ कर लेते है ।

Change –

इस आॅप्षन के द्वारा जब हमे suggestion में दिया गया suggestion सही लगता है तो हम Change button को क्लिक करने से वह Change हो जाता है ।

Change All –

इस Option के द्वारा जब हमे suggestion में दिया गया suggestion सही लगता है तो हम Change button को क्लिक करने से वह सभी को एक साथ Change कर देता है ।

Auto correct – MS Word in Hindi

यदि कम्प्युटर के dictionary के द्वारा suggestion या word भी हमें सही नही गलता तेा इम आटो कररेक्ट में क्लिक करेंगें इसके उपयोग से कम्प्युटर को जो वर्ड सही लगता है तो अपने अनुसार ले लेता है ।